Ullensvang kommune er en distriktskommune i Hardanger som de siste årene har jobbet med digitalisering av kommunale tjenester og modernisering av infrastruktur. Kommunen kombinerer tradisjonelle næringer som kraftproduksjon, industri og reiseliv med økende behov for IT-kompetanse innen drift, nettverk, cybersikkerhet og digitale innbyggertjenester. Odda fungerer som et regionalt sentrum med flere offentlige og tekniske arbeidsplasser, og kommunen er avhengig av stabile digitale løsninger for å betjene store geografiske områder og spredt bosetting.
En hverdag med stadig flere systemer
Ullensvang kommune har over 2000 aktive brukere fordelt på 140 ulike systemer. Å håndtere dette manuelt er både tidkrevende og risikabelt, og gjør det vanskelig å sikre kvalitet og oversikt. Behovet for et system som kunne samle alt på ett sted var tydelig. Med eADM fra Identum, levert i tett samarbeid med oss i iteam, har kommunen fått kontroll på identiteter og tilganger, og lagt grunnlaget for en enklere og tryggere digital hverdag.
– Vi har mange systemer, noen av dem er over 20 år gamle og ser deretter ut. Andre er helt moderne. Når alt dette skal fungere, trenger man en motor som syr det hele sammen, forteller Arnved Lund, som har sittet tett på digitaliseringsprosjektet i Ullensvang kommune.
Det var nettopp dette eADM ble: Motoren i kommunen. Data hentes inn fra lønnssystemet, og brukes til å styre tilganger på tvers av systemer. Integrasjonene går til både Entra ID, Active Directory og etter hvert Google Workspace.
– Det er her i eADM at vi setter reglene, og her vi bestemmer hvem som skal ha hva, utdyper han.
– Med eADM slipper vi manuelle prosesser og gjetting. Nå har vi oversikt over hvem som har tilgang til hva – og hvorfor.
Arnved Lund, Rådgiver for digitalisering i Ullensvang kommune
Hva er eADM?
eADM er en løsning fra Identum som gir kommuner og virksomheter full kontroll på identiteter og tilganger. Systemet henter data fra lønnssystemet og bruker denne informasjonen til å opprette brukere, tildele riktige tilganger og fjerne dem når ansatte slutter eller bytter stilling.
eADM fungerer som en motor som syr sammen ulike systemer og applikasjoner, og gjør prosessene rundt onboarding, passordhåndtering og tilgangsstyring både enklere, tryggere og mer automatisert.
Fra manuelt arbeid til en etterlengtet løsning
Før eADM kom på plass, ble alt gjort manuelt. Når en ny ansatt skulle starte, måtte lederen selv huske på hvilke systemer vedkommende trengte tilgang til, uten å ha oversikt. Det samme gjaldt når ansatte byttet rolle eller sluttet.
– Det var en stor frustrasjon og tok mye tid. I tillegg kunne man risikere at tidligere ansatte satt igjen med tilganger de ikke skulle ha, forteller Arnved.
I jakten på riktig system var de innom flere løsninger, men å forklare hvordan en norsk kommune fungerer til hvem som helst er ikke bare lett, sier Arnved med et smil. Med eADM opplevde de det motsatte: En løsning laget for norske kommuner, med forståelse for både organisering, dataflyt og krav til sikkerhet.
Gevinstene kommer fort
Selv om prosjektet ikke er helt ferdig, merker Ullensvang kommune allerede store forskjeller. Her er noen av dem:
- Bedre onboarding. Når nye ansatte starter, blir tilganger satt automatisk basert på stillingen. Ledere slipper å bruke tid på bestillinger og å gjette seg frem.
- Økt sikkerhet. Når noen slutter, fjernes tilganger umiddelbart, og kommunen unngår at folk sitter igjen med rettigheter de ikke skal ha.
- Bedre oversikt. Nå kan de søke på en person og se hvilke tilganger vedkommende har og hvorfor. Dette er helt i tråd med de nye kravene fra EUs NIS2-direktiv.
- Tidsbesparelser. Passordhåndtering er et godt eksempel. Før måtte IKT-avdelingen bruke tid på å opprette og sende passord på en sikker måte. Nå kan 2000 brukere selv tilbakestille passord via ID-porten.
Alle vet at passord er en stor utfordring, og kan kreve mye av IKT-avdelingen. Arnved mistenker at bare på passordhåndtering, så sparer kommunen minst en time daglig..
Arnved Lund
Rådgiver for digitalisering i Ullensvang kommuneSommerens helsevikarer er den store testen
Et område hvor kommunen virkelig har kjent verdien, er på sommervikarene i helse.
– Vi har rundt 500 vikarer i helse hvert år, både norske og utenlandske. Tidligere var dette et mareritt av manuelle prosesser: søknader, arkivering, oppretting av brukere og tildeling av tilganger. Nå er alt dette automatisert via eADM. Når de logger inn første gang, har de tilgangene de trenger. Når de slutter, fjernes alt automatisk. Det sparer oss for hundrevis av timer og mye frustrasjon, sier Arnved.
Regnestykket er enkelt. Om hver oppretting og tilgangsstyring tok 15 minutter, ville 500 vikarer alene krevd 125 arbeidstimer. Med automatiseringen som denne er dette nesten borte.
Fra frustrasjon til flyt
– For oss er dette egentlig indre medisin, sier Arnved med iver. Det handler ikke om synlige tjenester ut mot innbyggerne, men om å sørge for at ansatte kan gjøre jobben sin fra dag én. Når kommunen får vekk frustrasjonen og tiden som går bort til manuelle prosesser, kan de heller bruke ressursene på å utvikle bedre tjenester for innbyggerne sine.
Arnved har flere eksempler på lager:
– Før måtte jeg bruke tid på å hente ut rapporter fra Altinn, 1300 linjer i et regneark som jeg måtte gjennomgå for å sjekke roller. Nå har vi et system som gir oversikt og dokumentasjon på en helt annen måte. Det gir trygghet.
Samarbeidspartnere som forstår
For Ullensvang har partnerskapet vært avgjørende.
– Identum har laget et system som er bygget for oss, for norske kommuner. De forstår våre data, vår organisering og vårt ansvar. Det gjør at vi slipper å bruke tid på å forklare ting som burde være selvsagt, sier Arnved.
Også samarbeidet med oss i iteam trekkes frem:
– Vi er veldig fornøyde. Dere har vært med hele veien i etableringen og gitt oss gode råd. Men ansvaret er alltid vårt. Vi kan ikke kjøpe oss fri fra det, vi kan bare kjøpe kompetanse og gode partnere. Og det har vi gjort.
Et steg videre på digitaliseringsreisen
Ullensvang kommune er fortsatt på vei. Det er mer arbeid å gjøre før alt er på plass, men allerede nå har de sett hvordan eADM kan være den motoren som binder sammen gamle og nye systemer, og sørger for både sikkerhet, kontroll og flyt.
– Å legge inn informasjon én gang skal holde. Det er sånn vi vil jobbe fremover, avslutter Arnved.
Automatisering ligger vårt hjerte nært, og vi vet at spart tid har stor betydning.
Vi, sammen med Identum, takker for tilliten!