iteam sikret en smidig overgang til Telenor

Hovedorganisasjonen VIRKE ble grunnlagt i 1990 av handelsorganisasjonene i Norge, og organiserer og representerer i dag mer enn 300 000 ansatte i over 25 000 virksomheter.

Overgangen til ny mobiloperatør kan by på flere logistikkutfordringer. Da Hovedorganisasjonen VIRKE skulle bytte mobiloperatør styrte iteam prosessen, og stilte fysisk opp på overføringsdagen for å hjelpe de ansatte.

Mobiltelefonen er ofte det viktigste arbeidsverktøyet vi har. Det er intet unntak for Hovedorganisasjonen VIRKE, en arbeidsgiver- og næringslivsorganisasjon som består av flere medlemsvirksomheter. De omtaler seg som bindeleddet mellom arbeidsgiver og ansatt, og tar hver dag imot telefoner fra mennesker som trenger hjelp. Da er det avgjørende at telefoniløsningen fungerer som den skal.

Nina Skarprud, Sone Anker Næss, Camilla Arnesen og Kåre Aarem hos Hovedorganisasjonen VIRKE på overføringsdagen.

Etter flere møter, med påfølgende kontraktinngåelse i juni, valgte VIRKE å gå over til Telenor. De trengte en partner som kunne styre prosessen og hadde kunnskap om Telenor – og valget falt på iteam.

­Ingen ubesvarte telefoner til sentralbordet
– Vi har gjort flere migrasjoner tidligere, men jeg har aldri selv vært involvert i å bytte mobiloperatør. iteam har vært en god støttespiller, som sørget for at de ansatte fikk informasjon og hjelp i en kritisk periode. Vi opplevde ingen problemer, og de ansatte var fornøyde, forteller IT-sjef Sone Anker Næss.

27. august kl. 10:00 var overføringsdatoen, og alt måtte klaffe. SIM-kort skulle byttes for å kunne betjene sentralbordet, og alle innkommende samtaler måtte besvares. Hver eneste samtale teller, og alt måtte finne sted på samme klokkeslett. Flere skulle i tillegg ha datakort og tvilling-SIM, for ikke å nevne CRM-oppslag og kalendersynkronisering i Outlook.

Men, viktigst av alt var oppkoblingen til sentralbordet. VIRKE leverer flere juridiske tjenester, og må være tilgjengelig på telefon for sluttkundene. Med syv ringesløyfer, og 64 operatører tilknyttet én eller flere av ringesløyfene, ble dette en klar førsteprioritet under overføringen.

­– Sentralbordet måtte fungere fra dag én. Det er kritisk at folk får tak i oss for å stille juridiske spørsmål. iteam var fysisk på kontoret for overføringen, og de var helt strålende når det kom til oppfølging av de som hadde ansvar for ringekøene. De sikret at ingen telefoner ble stående ubesvart, forteller Sone.

Fysisk til stede under overføringen – en stor hjelp
Alt henger sammen i slike prosesser. Derfor valgte prosjektleder Nina Skarprud å arrangere en verføringsdag hos VIRKE, sammen med flere fra iteam. På den måten kunne de bistå de ansatte med bytte av SIM-kort, nedlasting av apper og innføring i sentralbordet.  

De 150 ansatte hos VIRKE synes dette var en god trygghet. 

­– Dette var til veldig stor hjelp for de ansatte. Vi hadde fått materiell og informasjon fra Nina underveis, men det er noe annet å spørre direkte. Da får du svar på det du faktisk lurer på. Vi oppfordret de ansatte til å snakke med iteam, og det gjorde flere. En overføring kan være stressende, men de stilte med mange nok folk og det ble en positiv opplevelse, forteller Sone.

Nina Skarprud hos iteam valgte å selv å bestille overføring av abonnementene, og levere SIM-kortene til de ansatte.

Prosjektleder Nina mener dette gjorde overføringen mye enklere for alle parter.

– Telenor har løsninger som forenkler hverdagen, både for sluttbruker og ansatte. Hvis man ringer til noen spesifikke i selskapet, og de ikke svarer på 30 sekunder, vil innringer få beskjed om at de ikke er tilgjengelige. Da kan de taste 1 for mobilsvar, og 2 for sentralbord. Innringeren skal komme frem – det er rett og slett god kundeservice, sier hun.

­­– iteam var godt forberedt
Sone er strålende fornøyd med oppfølgingen fra iteam, og trekker frem tilgjengeligheten som et stort pluss.

– Teamet var veldig på tilbudssiden, og har vært flinke til å følge opp meg som internkontakt og de ansatte. iteam har i det hele tatt vært godt forberedt. Nina fikk en liste over de ansatte, og fulgte dem opp individuelt. Enten de ville utsette overgangen, eller hadde andre behov, ble det ivaretatt. Det gjorde også prosessen enklere for meg, sier Sone.

Skroll til toppen