Betong & Entreprenør AS ble etablert i 1983, og består av datterselskapene B&E-Entreprenør AS og B&E-Betongelement AS. De holder til i Vågan, og vi leverer tjenester primært fra Saltfjellet og nordover. B&E-Entreprenør AS leverer råbygg til de fleste typer bygg med hovedvekt på hoteller og leilighetsbygg. De har vært involvert i en rekke nybygg i Nord-Norge de senere år, deriblant Sjøsiden Boligpark, Lofothavn, Tinden Brygge, Thon Hotell Lofoten og Lofoten Kulturhus i Svolvær, Scandic Hotell Narvik, Edge, Skir og Smart Hotell Tromsø og Nordlyskatedralen i Alta.
Erfaringene fra i fjor er ikke gyldige lenger. Vi er avhengig av helt oppdaterte tall for å kunne ta de beste beslutningene, sier Trygve Nilsen, administrerende direktør i Betong og Entreprenør AS.
Sammen med digitaliseringspartneren iteam og ved hjelp av verktøyet Microsoft Power BI, har Betong og Entreprenør AS kunne konsolidere sine forretningsdata.
Som entreprenør har man de siste årene måttet forholde seg til mange variabler. Valutaen har hatt store svingninger, adferdsmønstre ble endret i mars med Corona. Hvordan kan man sikre lønnsomhet i en verden hvor forutsetninger endres så hurtig?
Det har vært mange variabler. I tillegg så har ting gått mye raskere de siste årene. Bygg skal opp i stor fart, og vi tar beslutninger om store pengesummer hurtig, forteller Trygve Nilsen.
Har ikke tid til å hente ut tall manuelt
Betong & Entreprenør AS bruker et økonomisystem fra Visma, et timebanksystem, samt et produksjonssystem fra Exigo AS. For å få full oversikt over økonomien i et prosjekt, må man konsolidere data fra disse tre systemene.
Tidligere har vi brukt tid på å manuelt hente ut og regne på tall. Det krever tid og fagkunnskap og hente ut riktige tall. Og vi har opplevd at ting nå skjer så raskt at vi ofte ikke rekker å hente ut riktige tall tidsnok til å ta de beste valgene, forklarer Nilsen.
Dette gjorde at han så behov for å ha enda mer fingeren på pulsen i forhold til økonomien i hvert eneste prosjekt. De trengte å se konsoliderte data i sanntid, på en oversiktlig måte. Etter en samtale med deres digitaliseringspartner iteam, fant de ut at beste vei til mål var å samle datakildene i gode dashboard i Power Bi.
Behøver ikke være så komplisert
Oddgeir Herheim er seniorkonsulent på Power BI, og var prosjektleder fra iteam i prosjektet. Han har god kjennskap både til entreprenørbransjen og til Power BI, og forteller at et slikt prosjekt ikke trenger å være veldig komplisert.
Det avhenger av behov og hvor lett tilgjengelige dataene er, forklarer Herheim.
Microsoft Power Bi er en del av Microsoft 365, sammen med velkjente programmer som Outlook, Word og OneDrive. En enkel innlogging er alt som skal til for å komme i gang, med samme sikkerhet og policy som virksomheten allerede har etablert. Og så er det å finne de riktige dataene som skal hentes ut og danne styringsinformasjon.
Nesten alle virksomheter generer store mengder data gjennom en helt vanlig arbeidsdag, forklarer Herheim.
Og så blir utfordringen å finne ut hva som kan brukes og hvordan.
Det har vært en spennende prosess for oss å jobbe tett med iteam. Vi har spesialkunnskap rundt vår bedrift, og har forsøkt å forklare akkurat hvilke tall vi ønsker å se og hvorfor. De har kunnskap om god bruk av Microsoft Power Bi. Og så har vi forsøkt å samkjøre vår kunnskap, forteller Nilsen.
Hver kunde er en ny utfordring. Noen har enkle behov, hvor det kun er snakk om å sette sammen noen datakilder. Og så er det andre hvor det må gjøres en teknisk jobb i forhold til å tilpasse APIer, eller det må bygges datamodeller i bakkant.
I så fall bygger vi datamodeller i Azure. I dette caset med Betong og Entreprenør AS samarbeidet vi med deres leverandør av produksjonssystemer for å tilpasse APIet, forklarer Herheim.
Selv de på byggeplassen skal ha kontroll
I første omgang er det Nilsen som daglig leder og økonomisjef som vil benytte løsningen.
Vi vil bruke løsningen til å få bedre oversikt over driften, i forhold til kostnader, men også likviditet og investeringer. Prosjekt følger ikke regnskapsåret, men vi må ha kontroll ved årsskifte på hvor prosjektet står økonomisk for at resultatet i bedriften skal bli riktig.
Videre ser Nilsen muligheter for at flere i bedriften kan bruke sanntidsdata fra Power Bi til å ta beslutninger.
Jeg ser at det på sikt kan være nyttig for de som er ute på byggeplasser å ha tilgang på sanntidsdata rundt sitt prosjekt, slik at de kan korrigere drift opp mot budsjett og ta riktigere valg i forhold til lønnsomhet, sier Nilsen
Avgjørende å ta i bruk moderne teknologi
For å drive bedriften på en god måte, mener Nilsen det er avgjørende å ta i bruk mulighetene som ligger i moderne teknologi.
Vi er nødt til å bruke teknologi smart for å klare å henge med i forhold til de krav som stilles fra våre kunder, samtidig som våre ansatte har en enkel arbeidshverdag. Vi er spredt utover hele Nord-Norge, og det er viktig for oss med god kommunikasjon og samhandling og at alle har enkel tilgang til de samme dokumentene, sier Nilsen.
Med konsolidering av data er meningen også at alle skal ha tilgang til sanntidsdata. Og dermed kunne kommunisere og ta beslutninger på det samme oppdaterte tallgrunnlaget. Alternativet til å bruke oppdaterte data til å ta beslutninger, er å bruke erfaringer.
Vi er inne i en tid hvor det å ta beslutninger basert på erfaringer fra i fjor ikke gir oss tilstrekkelig underlag for å prise riktig. Vi må ha sanntidsdata og justere kalkulasjonene ut ifra de forholdene som gjelder akkurat nå, sier Nilsen.